Seminar
Besprechungen leiten und moderieren
Ziele
Da Besprechungen in den meisten Organisationen einen großen Teil der Arbeitszeit einnehmen, ist es wichtig, sie so effizient wie möglich zu gestalten.
Aber was in der Theorie so einfach erscheinen mag, erweist sich in der Praxis durchaus als schwierig.
Zu viele und zu lange Besprechungen, zu viele oder die falschen Teilnehmer/innen, fehlende Zielorientierung und mangelnde Umsetzungen der Vereinbarungen sind die häufigsten Kritikpunkte, die nicht nur hinter vorgehaltener Hand geäußert werden.
Sie lernen in diesem Seminar, wie Sie Besprechungen effektiv vorbereiten und damit eine wesentliche Voraussetzung für einen ergebnisorientierten Verlauf schaffen können.
Sie erarbeiten, wie Sie konkrete Besprechungsziele definieren, wie Sie diese durch den Einsatz von Kommunikationstechniken in der vereinbarten Zeit erreichen und wie Sie verbindliche Vereinbarungen treffen können.
Sie erfahren, welche wichtigen Unterschiede es bei der Planung und Durchführung zwischen Präsenzbesprechungen und Telefonkonferenzen und Online-Meetings gibt.
Inhalte
- Nehmen Sie sich Zeit, damit Sie später Zeit sparen. Die Vorbereitung einer effizienten Besprechung
- Der Weg ist nicht das Ziel – welche Ergebnisse wollen Sie erreichen?
- Die Agenda - mehr als eine Tagesordnung
- Gemeinsam starten – das Einverständnis aller Beteiligten einholen
- Die Teilnehmenden mitnehmen und nicht verlieren: Typische Fehler bei der Leitung und Moderation vermeiden
- Mit ausgewählten Kommunikationstechniken die Gesprächsführung übernehmen
- Zielorientierung - Gesprächsführung ohne Manipulation
- Steigen sie in den Hubschrauber: Metakommunikation – die Kommunikation von „oben“ betrachtet
- Wie Sie als Autorität anerkannt werden: Positive dominante Signale aussenden (verbal und nonverbal)
- Visualisierung nutzen: Verständnis steigern - Wirkung verstärken
- Die Rolle als Moderator/in – Autorität und Neutralität
- Unterschiedliche Positionen integrieren und zu einer gemeinsamen Lösung führen
- Zeitvorgaben angemessen durchsetzen
- Auf unterschiedliche Besprechungsteilnehmer/innen einstellen
- Passive Teilnehmer/innen zur Beteiligung motivieren
- Wenn Ihre Autorität gefährdet ist: Der souveräne Umgang mit dominanten Teilnehmer/innen
- „Monologe“ und inhaltliches Abschweifen frühzeitig erkennen und gegensteuern
- Konfliktsituationen entschärfen
- Auf Störungen (Seitengespräche, mangelnde Aufmerksamkeit etc.) angemessen reagieren
- Verbindliche Vereinbarungen treffen
- Präsenzbesprechungen vs. Telefonkonferenzen und Online-Meetings:
- Die unterschiedlichen Herausforderungen: Was das für die Leitung und Moderation bedeutet
- Wenn Körpersprache nicht wirken kann: Der gezielte Einsatz von Stimme und Sprache
- Warum Regeln und straffe Gesprächsführung noch wichtiger sind
- Die fehlende oder begrenzte "Kontrolle" der Aufmerksamkeit: Die Teilnehmenden interaktiv einbinden, aktivieren und überraschen
Methoden
- Theorie-Input
- Erfahrungsaustausch
- Einzel- und Gruppenarbeiten
- Training mit ausgewählten Praxisfällen
- Rollenspiele / Übungen
- Individuelles Coaching und Feedback
Dauer
2 Tage